气象局

全过程记录信息管理规定

发布日期:2021-09-15  15:37:52 来源: 浏览次数: 字体:[ ]

阜城县气象局

全过程记录信息管理规定

 

                                第一章
  第一条 为加强行政执法信息管理,充分发挥行政执法档案在规范行政执法行为、推进依法行政工作中的积极作用,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,结合我市实际,制定本办法。

第二条 本市行政区域内,各级行政执法部门,法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织,以及受行政执法部门委托执法的机构(以下统称行政执法单位),均应当遵守本办法。

第三条 本办法所称行政执法档案,是指在行政执法活动中形成的,具有保存和考查利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
  第四条 市档案行政主管部门和市政府法制工作机构依据各自职能,负责对全市行政执法档案管理工作进行监督和指导。
  各市、区的档案行政主管部门和政府法制工作机构依据各自职能,具体负责各自辖区内行政执法单位的行政执法档案管理工作。
  第五条 各行政执法单位应当建立健全行政执法档案的收集、整理、立卷、归档制度,提供档案工作必须的设施,配备专、兼职档案管理人员,加强行政执法档案的管理。
  第六条 行政执法档案应当由行政执法单位集中统一管理,任何个人不得据为己有。


                                               第二章 行政执法档案的整理
   第七条 行政执法活动终结的,应当自终结后三十日内将案卷材料立案归档。
    自行政执法决定作出之日起一年内未执行完结的案件,已形成的记录,应当由行政执法单位指定机构予以登记,集中管理。
  第八条 行政执法档案应当装订成卷,实行一案一卷、一卷一号。
    对不定期的、某一类对象进行的执法检查,应以本次检查活动为一案归档;对定期的、同一对象进行的执法检查,应以年度为单位将对该对象的检查情况作为一案归档。
  对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的行政执法档案,可以实行一案二卷,即正卷和副卷。卷内材料,应当按照结论、决定、结案处理性文件在前,依据材料在后;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后的顺序排列。其他材料应依其形成规律或特点,按有关规定排列。
  第九条 行政执法档案的卷内材料应当按顺序,采用阿拉伯数字依次编写页码或件号,并统一在有实际内容的每页材料正面的右上角、背面的左上角编上页号,图表和声像材料也应当在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
  第十条 行政执法档案的卷内材料应当制作目录。目录应当按规定的格式逐件填写,材料的题名不得更改和简化,没有题名的材料应当拟定题名,加“〔〕”;没有责任者和时间的材料应当考证清楚,填入有关项内;会议记录应当填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹应当工整。卷内文件目录应当放在卷首。对文件材料情况的说明,应当逐项填写在备考表内,并置于卷尾。
  第十一条 行政执法档案的封皮,应当逐项按规定填写清楚。案卷题名应当简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简练;使用简称应当用通用简称,并用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹应当工整、清晰。有条件的,可以用电脑打印。
  第十二条 行政执法档案卷内材料应当去掉金属物,破损的材料应当修补,文件幅面过小的应衬纸粘贴,文件幅面过大的应折叠整齐,字迹已扩散的应当复制并与原件一并立卷;案卷装订方法采取一孔一线棒的方式。
  不能随文书装订立卷的证据,应放入证据袋中随卷归档,并在证据袋上和证据材料备考表中注明证据名称、数量、提取时间、地点、责任人、存放地点等内容。
  第十三条 行政执法档案应当按照案卷的排列顺序编制卷号,在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号;案卷目录应当区别不同保管期限,分年度或混年编制目录号,在一个卷宗内不得出现重复的案卷目录号。


                                                                        第三章 行政执法档案的保管 
  第十四条 档案保管应当加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作,以确保档案的安全,延长档案的使用年限;对已破损、霉变、褪色的档案应当及时采取修补、复制等措施。
  第十五条 行政执法档案的保管期限分为永久、定期两种。
  (一)属于有限自然资源开发利用、公共资源配置以及直接关系公共利益的特定行业,环境保护,直接关系公共安全、人身健康、生命财产安全等方面的行政许可、行政强制、行政处罚的,应当永久保管;
  (二)属于企业或其他组织设立行政许可以及设立后的行政强制、行政处罚的,应当永久保管;
  (三)属于行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政奖励、行政规划、行政合同的,应当永久保管;
  (四)属于其他行政执法案件的,定期保管,保管期限为三十年和十年两种。
  第十六条 属于永久、长期保管的行政执法档案,应当在归档十年后按有关规定向档案馆移交,并办理移交手续。
  对同一事项的行政执法活动,由不同的行政执法单位分别实施的,所形成的行政执法档案应当向同一档案馆移交。
  第十七条 行政执法单位应当成立档案鉴定小组,对定期保管和超过保管期限的档案,应当按照《山东省档案管理条例》有关规定,确定是否具有继续保存价值;对没有继续保存价值的,可按有关规定销毁。
销毁行政执法档案,应制作销毁清册,并由执行人和监销人签名或盖章。
  第十八条 机构发生变动的行政执法单位,应当根据国家和省、市的有关规定,合理处置行政执法档案的归属与流向。


                                              第四章 行政执法档案的利用
  第十九条 行政执法档案涉及秘密事项的,应当保密。对涉及国家秘密事项的,应当由行政执法单位依法确定密级,并按秘密载体保护规定加强管理;对非国家秘密但不宜公开的事项和个人隐私,应当限定知悉范围,不得公开;对不明确具体密级的,应按权限报上级业务主管部门或保密工作部门确定。
  第二十条 利用行政执法档案,应当按有关规定办理手续,填写《档案查阅登记簿》或《档案借阅登记簿》,利用结束后,应当及时归还档案。属于国家秘密的,应当按照保密法及国家有关规定办理。


                                            第五章 行政执法档案的监督和管理
  第二十一条 各级档案行政主管部门应当加强对行政执法档案的监督管理,定期对行政执法档案归档情况进行检查、指导。
  第二十二条 建立行政执法案卷评查机制,各级政府法制工作机构应当会同档案行政主管部门定期开展行政执法案卷评查活动。对案卷归档及时、内容全面、符合要求的部门,应当予以表彰;对未按要求归档的部门,应当予以通报批评。
  第二十三条 行政执法单位的行政执法档案管理工作,作为行政执法工作的内容之一,纳入依法行政专项考核当中。


                                                                       第六章
  第二十四条 本办法由衡水市气象局负责解释。
  第二十五条 本办法自2017619日起施行。


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